Instellingen en opties voor e-mails m.b.t. aanmeldingen

Dit artikel beschrijft de instellingen en opties rondom e-mails die betrekking hebben op aanmeldingen: welke worden verstuurd, naar wie ze gaan, en hoe werkt de timing?

Voordat we verder gaan: de twee aanmeldvormen

Organisaties bepalen zelf welke vorm ze kiezen bij het aanmaken van een activiteit.

Aanmelden met goedkeuring. De organisatie besluit zelf of een aanmelding wordt geaccepteerd. Alles in de secties over herinneringstijden en automatisch afwijzen hieronder bestaat vanwege deze vorm. Wie direct deelneemt heeft nooit een herinnering nodig, want er staat geen besluit open.
Direct deelnemen, ook wel RSVP. De vrijwilliger krijgt meteen een plek, of komt op een wachtlijst als de activiteit vol is. Geen goedkeuringsstap, geen herinneringen.

E-mails bij nieuwe aanmelding

Zodra een aanmelding gedaan wordt, worden de volgende mails verstuurd.

Nieuwe aanmelding. Staat standaard aan. Bepaalt of de contactpersoon een e-mail krijgt wanneer iemand zich aanmeldt of deelneemt.
Bevestiging van aanmelding. Staat standaard aan. Bepaalt of de vrijwilliger een kopie van de eigen ingediende aanmelding krijgt.

E-mails bij wijzigingen aan de activiteit

Als een activiteit gewijzigd wordt, kunnen de volgende mails verstuurd worden.

Activiteit gewijzigd. Staat standaard aan. Bepaalt of geaccepteerde vrijwilligers een e-mail krijgen wanneer de datum, tijd of locatie van de activiteit verandert.
Activiteit geannuleerd, verwijderd of gearchiveerd. Geen schakelaar, kan niet uit. Iedereen die nog is aangemeld of op een besluit wacht, krijgt bericht zodra de activiteit wordt geannuleerd, verwijderd of gearchiveerd.
Activiteitsherinnering. Staat standaard aan. Bepaalt de e-mail "activiteit begint binnenkort" die 7 dagen en 1 dag voor de start van een eenmalige activiteit wordt verstuurd, mits de activiteit minimaal 2 weken van tevoren is aangemaakt.

E-mails bij een statusupdate

Als een status gewijzigd wordt ontvangt de aanmelder een e-mail op het moment dat de organisatie de status van de aanmelding bijwerkt.

Aanmelding geaccepteerd, afgewezen of status gewijzigd. Staat ALTIJD AAN.
- Optioneel: Schrijft de organisatie kan een persoonlijk bericht toevoegen. Dit wordt toegevoegd aan deze e-mail, bovenop de standaard tekst.

Deze e-mail kan niet aan- of uitgezet worden. Alleen de vrijwilliger zelf kan deze e-mails uitzetten, via de categorie aanmeldingsupdates in de eigen notificatievoorkeuren.

Herinneringsmails

Afhankelijk van de status (zie Wat zijn de verschillende statussen van een aanmelding?) kunnen de volgende herinneringen verstuurd worden. De eerste vier tellen vanaf het moment dat de aanmelding binnenkomt in de 'Nieuw' status; de laatste twee tellen vanaf het moment dat een aanmelding op 'In afwachting' staat. Hoe die herinneringen er inhoudelijk uitzien staat in Automatische herinneringsmails bij aanmeldingen en activiteitenrapporten.

Nieuwe aanmelding:

Eerste herinnering aan contactpersoon (3 dagen). Staat standaard aan.
Eerste escalatie naar organisatiebeheerders (7 dagen). Staat standaard aan.
Laatste herinnering aan contactpersoon (14 dagen). Staat standaard aan.
Laatste escalatie naar organisatiebeheerders (28 dagen). Staat standaard aan.

Aanmelding in afwachting:

Herinnering openstaande aanmelding aan contactpersoon (35 dagen). Staat standaard aan.
Escalatie openstaande aanmelding naar organisatiebeheerders (70 dagen). Staat standaard aan.

Deze waarden zijn instelbaar en kunnen alleen voor het hele platform ingesteld worden. Elke herinnering kan los van de timing ook aan- of uitgezet worden.

Herinneringsmail aan aanmelder (optioneel)

Soms is het belangrijk dat een aanmelder (bijv. scholieren die een MaS-stage zoeken) actief herinnering wordt aan een openstaande aanmelding.

Bericht aan de aanmelder (7 dagen). Staat standaard uit.

Deze e-mail kan alleen aan- of uitgezet worden. De termijn kan niet bepaald worden.

Automatisch afwijzen (optioneel)

Soms is het fijn om aanmeldingen automatisch te kunnen sluiten. In dat geval ontvangt de vrijwilliger de standaard afwijzingsmail.

Automatische afwijzing (42 dagen): Staat standaard uit.

Deze e-mail kan alleen aan- of uitgezet worden. De termijn kan ook bepaald worden, maar moet altijd langer zijn dan de laatste herinnering (standaard na 28 dagen), zodat de volledige herinneringsreeks altijd is afgerond voordat iets automatisch wordt afgewezen.

Maandelijkse overzichtsmail

Buiten de mails die direct aan een specifieke aanmelding gekoppeld zijn is er ook nog een maandelijkse algemene herinnering. Handig voor contactpersonen met veel aanmeldingen.

Herinnering van openstaande aanmeldingen aan contactpersoon. Staat standaard aan.

Deze e-mail kan alleen aan- of uitgezet worden. De termijn kan niet bepaald worden.

Aanmeldingen van gasten

Het is ook mogelijk om aan te melden zonder account. Dit kan ingestel worden per activiteitstype. Hoe gastaanmeldingen werken staat in Gastaanmeldingen: hoe kunnen gebruikers zich aanmelden zonder account?

Dagen voordat een onbevestigde gastaanmelding wordt verwijderd. Standaard 30 dagen. Op 0 gezet schakelt dit de opschoning volledig uit.

De mails zijn hetzelfde als voor een "normale" aanmelding.

Bekijk het van de andere kant

Alles hierboven gaat over de instellingen. Wil je zien hoe die instellingen uitpakken voor de mensen die deze e-mails ontvangen? Lees Welke e-mails kan ik verwachten als ik me aanmeld voor een activiteit? voor het perspectief van de vrijwilliger, of Welke e-mails ontvangt onze organisatie m.b.t. aanmeldingen? voor dat van de organisatie.