Welke e-mails kan ik verwachten als ik me aanmeld voor een activiteit?

Dit artikel loopt door elke e-mail die je kunt krijgen nadat je je hebt aangemeld voor een vrijwilligersactiviteit. Welke voor jou gelden, hangt af van of je je hebt aangemeld met goedkeuring of direct hebt deelgenomen, en of je een volledig account hebt of je als gast hebt aangemeld.

Als je je hebt aangemeld met goedkeuring

Aanmelden met goedkeuring betekent dat de organisatie je verzoek beoordeelt voordat je plek bevestigd is.

• Bevestiging van je aanmelding. Komt meteen, met een kopie van wat je hebt ingediend.
• Bericht "de organisatie heeft nog niet gereageerd". Wordt op sommige platforms verstuurd als er na een week nog niemand heeft gereageerd. Niet elk platform heeft dit aanstaan.
• Standaard afwijzing. Komt als de organisatie nee zegt, of als je aanmelding zo lang onbeantwoord blijft dat sommige platforms die automatisch sluiten. Leest in beide gevallen hetzelfde.
• Acceptatie. Komt op het moment dat de organisatie ja zegt.
• Bericht van de organisatie. Komt als ze contact opnemen om iets te vragen of te verduidelijken voordat ze besluiten. Je kunt rechtstreeks vanaf het platform antwoorden.

Je acceptatie- of afwijzingsmail kan een persoonlijke boodschap bevatten, want organisaties kunnen een bericht toevoegen wanneer ze je status bijwerken.

Als je direct hebt deelgenomen (RSVP)

Direct deelnemen slaat de beoordelingsstap over.

• Acceptatie. Komt meteen als er plek is. Geen wachten, geen beoordeling.
• Wachtlijstbericht. Komt als de activiteit vol is en een wachtlijst heeft aanstaan. Hoe dat werkt staat in Hoe werkt de wachtlijst?
• Van de wachtlijst gepromoveerd. Komt automatisch zodra er een plek vrijkomt en jij de eerstvolgende bent.

Er is hier geen herinneringsreeks, want er hoeft niemand een besluit te nemen.

Als je je als gast hebt aangemeld (zonder account)

• Bevestigingsverzoek. Komt direct nadat je je hebt aangemeld. Je moet op de bevestigingsknop in de e-mail klikken, alleen de e-mail openen telt niet. De link blijft een jaar geldig.
• Bevestig je nooit, dan wordt de conceptaanmelding na ongeveer een maand automatisch opgeruimd.
• Zodra je bevestigt, geldt alles hierboven voor jou op dezelfde manier als voor iemand met een volledig account.
• Je kunt later upgraden naar een volledig account via de beheerlink in je bevestigingsmail.

Meer over aanmelden zonder account staat in Gastaanmeldingen: hoe kunnen gebruikers zich aanmelden zonder account?

E-mails over de activiteit zelf

• Activiteit gewijzigd. Komt als de organisatie de datum, tijd of locatie verandert nadat je bent geaccepteerd.
• Activiteit geannuleerd of verwijderd. Komt als de activiteit wordt verwijderd terwijl je nog bent aangemeld of op een besluit wacht.

Zelf bepalen wat je ontvangt

• De meeste van deze e-mails kun je uitzetten in je notificatievoorkeuren, gegroepeerd per categorie (updates over aanmeldingen, herinneringen, enzovoort). Waar je die vindt staat in Hoe bekijk ik mijn berichten en notificaties?
• Een paar worden altijd verstuurd, ongeacht je instellingen: beveiligingsmails zoals een wachtwoordreset, en het annuleringsbericht van een activiteit. Beide bevatten informatie die je hoe dan ook nodig hebt.

Wat als een verwachte e-mail uitblijft

• Kijk eerst in je spam- of ongewenste-mailmap.
• Controleer je notificatievoorkeuren, misschien staat de betreffende categorie uit.
• Je kunt je aanmeldingen en hun status ook zelf inzien, zie Waar kan ik mijn aanmeldingen inzien en mij afmelden voor vacatures?
• Nog steeds niets? Stuur de organisatie een bericht via het platform.
• Lijkt het probleem bij het platform te liggen? Neem dan contact op met de platformbeheerder.

Benieuwd hoe dit er aan de kant van de organisatie uitziet?

Organisaties krijgen hun eigen reeks e-mails terwijl jouw aanmelding bij hen ligt, inclusief herinneringen als er nog niemand heeft gereageerd. Benieuwd hoe dat werkt? Lees Welke e-mails ontvangt onze organisatie m.b.t. aanmeldingen?