Welke e-mails ontvangt onze organisatie m.b.t. aanmeldingen?

Dit artikel behandelt elke e-mail die je organisatie kan ontvangen rond een aanmelding, vanaf het moment dat iemand zich aanmeldt tot wat er gebeurt als niemand op tijd reageert.

LET OP: Je moet de aangewezen contactpersoon op de betreffende activiteit zijn, of beheerder of moderator van de betreffende organisatie.

Wanneer iemand zich aanmeldt of deelneemt

• Bericht nieuwe aanmelding / RSVP. Gaat naar de contactpersoon op het moment dat iemand zich aanmeldt of deelneemt.
• Is er geen contactpersoon aan de activiteit gekoppeld, dan krijgt elke beheerder en moderator van de organisatie het bericht, zodat er niets tussen wal en schip valt.

Hoe je aanmeldingen bekijkt en de status ervan aanpast staat in Hoe bekijk ik de aanmeldingen op een vacature en pas ik deze aan?

Als een aanmelding onbeantwoord blijft

Een onbeantwoorde aanmelding doorloopt in de tijd een reeks herinneringsmails. Elke herinnering wordt maar één keer per aanmelding verstuurd en is gekoppeld aan een status.

• Dag 3. De contactpersoon krijgt een eerste seintje.
• Dag 7. De beheerders krijgen een seintje als er nog niemand heeft gereageerd.
• Dag 14. De contactpersoon krijgt een tweede seintje.
• Dag 28. De beheerders krijgen een laatste seintje als er nog steeds niemand heeft gereageerd.

Na de "In afwachting" status:

• Week 5. De contactpersoon krijgt een herinnering.
• Week 10. De beheerders krijgen een laatste herinnering.

Een paar dingen die handig zijn om te weten:

• Zodra een echt gesprek start, de organisatie of de aanmelder stuurt een bericht, stoppen de eerste vier herinneringen hierboven.
• Een automatisch welkomstbericht telt niet als het starten van een gesprek. Alleen een standaard welkomstbericht stopt de herinneringen dus niet.
• Elke herinneringsmail bevat twee knoppen: één om de status van de aanmelding direct bij te werken, één om meteen een bericht aan de aanmelder te sturen.
• Op sommige platforms krijgt de aanmelder op dag 7 ook een eigen herinnering.
• Vind je dat je teveel e-mails ontvangt? Je kunt de instellingen zelf aanpassen, zie Hoe verander ik als organisatiebeheerder mijn e-mail notificatie instellingen?

Als er nooit iemand reageert (platform afhankelijk)

• Sommige platforms hebben een optioneel vangnet aanstaan dat een aanmelding die lang onbeantwoord blijft automatisch afwijst, standaard na zes weken.
• De vrijwilliger krijgt dezelfde standaard afwijzingsmail als bij een handmatige afwijzing, niets dat geautomatiseerd aanvoelt.

Je maandelijkse overzicht

• Contactpersonen krijgen één keer per maand een overzichtsmail met activiteiten waar nog aanmeldingen open staan.
• Het is een vangnet voor alles waar de herinneringsmails je nog niet op hebben gewezen.

E-mails die verstuurd worden na het bewerken van een activiteit

• Activiteit gewijzigd. Gaat automatisch naar iedere aanmelder die al is geaccepteerd, op het moment dat je de datum, tijd of locatie verandert.
• Activiteit geannuleerd of verwijderd. Gaat naar iedereen die nog is aangemeld of op een besluit wacht. Wordt altijd verstuurd, ongeacht iemands e-mailinstellingen.

Benieuwd hoe dit er aan de kant van de vrijwilliger uitziet?

Vrijwilligers krijgen hun eigen reeks e-mails terwijl ze op jullie besluit wachten, plus een paar die worden getriggerd door bijvoorbeeld wijzigingen aan de activiteit. Benieuwd hoe dat er voor hen uitziet? Lees Welke e-mails kan ik verwachten als ik me aanmeld voor een activiteit?