Hoe werkt de wachtlijst?

Wat is de wachtlijst?

De wachtlijst is een functie voor activiteiten met directe-aanmeldingsflow (RSVP) met een ingestelde capaciteit. Wanneer je activiteit vol is en een nieuw persoon wil deelnemen, wordt hij of zij automatisch op een wachtlijst geplaatst in plaats van geweigerd. Als er een plek vrijkomt — bijvoorbeeld wanneer iemand zich afmeldt — wordt de eerste persoon op de wachtlijst automatisch doorgeschoven en op de hoogte gesteld.

Zo mis je nooit een potentiële aanmelder en hoef je de wachtrij niet handmatig te beheren.

Hoe schakel ik de wachtlijst in?

Om de wachtlijst in te schakelen, heeft je activiteit twee dingen nodig:

Een capaciteit — een maximaal aantal deelnemers.
De directe-aanmeldingsflow (RSVP) — waarbij aanmeldingen direct goedgekeurd zijn in plaats van een aanvraag in te dienen ter goedkeuring.

wachtlisjt

Zo stel je het in:

Bewerk het formulier van je activiteit.
Selecteer onder 'Hoeveel mensen kunnen meedoen?' de optie Beperkt en voer het maximale aantal deelnemers in.
Selecteer onder 'Hoe kunnen mensen meedoen?' de optie RSVP.
Er verschijnt een vervolgkeuzemenu met twee opties: 'Automatisch sluiten' en 'Gebruik wachtlijst'. Selecteer Wachtlijst gebruiken.

Dat is alles! Je activiteit heeft nu een wachtlijst.

TIP: Als je het vervolgkeuzemenu niet ziet, controleer dan of je zowel een capaciteit hebt ingesteld als de directe-aanmeldingsflow (RSVP) hebt geselecteerd. De wachtlijstoptie is niet beschikbaar voor activiteiten met een "normale" goedkeuringsprocedure.

Wat zien bezoekers?

Wanneer er plekken beschikbaar zijn

Bezoekers zien de gebruikelijke knop Aanmelden met een vinkje. Ze kunnen direct deelnemen en worden meteen geaccepteerd.

Wanneer de activiteit vol is

Zodra de activiteit de maximale capaciteit bereikt, verandert de knop in Wachtlijst (met een belpictogram). Bezoekers zien de vraag: "Wachtlijst?"

Als er nog niemand op de wachtlijst staat, zien ze een bemoedigend bericht: "Wees de eerste op de wachtlijst!"

Na het aanmelden voor de wachtlijst

Na het aanmelden ziet de aanmelder een bevestiging: "Je staat op de wachtlijst." Ze zien ook een label Op wachtlijst naast hun status. Ze kunnen zich op elk moment van de wachtlijst afmelden.

Wat gebeurt er wanneer er een plek vrijkomt?

Wanneer een persoon zich afmeldt of een organisator een deelnemer verwijdert, doet het systeem automatisch het volgende:

Controleert of er mensen op de wachtlijst staan.
Schuift de persoon door die het langst wacht (op volgorde van aanmelding).
Wijzigt de aanmeldingsstatus van Wachlijst naar Geaccepteerd.
Stuurt een e-mail naar de doorgeschoven persoon met als onderwerp: "We hebben een plek voor je gevonden bij [naam van de activiteit]!"
Stuurt ook een melding naar de organisator, zodat je weet dat er een deelnemer van de wachtlijst is doorgeschoven.

Dit gebeurt automatisch — je hoeft geen actie te ondernemen.

Kan ik de wachtlijst handmatig beheren?

Ja. Als organisator kun je alle aanmeldingen bekijken, gegroepeerd op status — inclusief de aanmeldingen op de wachtlijst. Vanuit het tabblad Aanmeldingen van de activiteit kun je de status van elke aanmelding handmatig wijzigen — bijvoorbeeld een aanmelder op de wachtlijst op 'Aanwezig' zetten, of hem of haar afwijzen.

Let op: Wanneer je de status van een aanmelding handmatig wijzigt, worden de automatische promotie-e-mails van de wachtlijst niet verstuurd. Alleen automatische promoties (geactiveerd wanneer er een plek vrijkomt) leiden tot meldingen.

Kan ik de wachtlijst uitschakelen nadat ik hem heb ingeschakeld?

Zodra je activiteit aanmeldingen heeft, zijn de instellingen voor de Aanmeldingsflow en Capaciteit vergrendeld en kunnen ze niet meerrechtstreeks worden gewijzigd. Dit voorkomt ongewenste verstoringen voor personen die zich al hebben aangemeld of op de wachtlijst staan.

Als je de wachtlijst wilt uitschakelen voor een activiteit zonder aanmeldingen, schakel dan het vervolgkeuzemenu bij de directe-aanmeldingsflow (RSVP) van "Wachtlijst gebruiken" naar "Automatisch sluiten". Je kunt ook de capaciteit volledig verwijderen door te schakelen naar Onbeperkt.

Wanneer je de wachtlijst verwijdert, verschijnt er een bevestigingsdialoogvenster met de uitleg dat alle personen die momenteel op de wachtlijst staan automatisch naar 'Aanwezig' worden verplaatst. Je kunt de wijziging vervolgens bevestigen of annuleren.

Goed om te weten

De wachtlijst is alleen beschikbaar voor de directe-aanmeldingsflow (RSVP) — niet voor activiteiten met een reguliere goedkeuringsprocedure.
Mensen worden doorgeschoven in de volgorde waarin ze zich op de wachtlijst hebben aangemeld — op volgorde van aanmelding.
Zowel de doorgeschoven aanmelder als de organisator ontvangen een e-mailmelding wanneer iemand automatisch wordt doorgeschoven.
De wachtlijst werkt op activiteitsniveau, niet per afzonderlijk tijdslot.
Je kunt zien hoeveel mensen er op de wachtlijst staan via de detailpagina van de activiteit.

We wensen je een fijne dag!