Hoe werkt de maandelijkse aanbevelingsmail?

Aanzetten

De aanbevelingsmail staat standaard uit, en alleen Deedmob kan hem aanzetten. Als platform admin vind je hier geen schakelaar voor in je platforminstellingen, die is er niet. Wil je de aanbevelingsmail op jouw platform, vraag dit aan bij Deedmob. Hetzelfde geldt voor de 2 uitbreidingen verderop in dit artikel, ook die schakelaars beheert Deedmob.
Wat vrijwilligers ontvangen, en wanneer

Zodra de aanbevelingsmail voor jouw platform aanstaat, gaat hij één keer per maand uit, op de eerste van de maand. Elke aanbevelingsmail bevat precies 3 voorgestelde activiteiten. Alleen vrijwilligers die aan alle voorwaarden hieronder voldoen, krijgen hem die maand. Het is dus normaal dat de groep ontvangers van maand tot maand verschilt, ook als er aan jouw kant niets is veranderd.

Hoe de 3 activiteiten worden gekozen

Stap 1: welke activiteiten meedingen. Een activiteit telt alleen mee als hij nog open staat voor aanmeldingen en binnen de zoekradius van de vrijwilliger valt, diens eigen ingestelde radius als die er is, en anders de standaard zoekradius van het platform, die 50 km bedraagt. Activiteiten waarvoor de vrijwilliger zich al heeft aangemeld, vallen af.

Stap 2: welke 3 het worden. Alle overgebleven activiteiten krijgen een score, en de vrijwilliger ontvangt de 3 met de hoogste score. Een aantal dingen verhoogt die score: een kortere afstand tot de vrijwilliger, een eenmalige activiteit met een lage tijdsinvestering, een activiteit van een organisatie waar de vrijwilliger lid van is, een activiteit die de vrijwilliger heeft opgeslagen als favoriet, en een match tussen de thema's en interesses van de vrijwilliger en die van de activiteit of organisatie.

In de praktijk betekent dit dat een vrijwilliger met een volledig profiel, inclusief thema's en interesses, relevantere suggesties krijgt dan iemand die alleen een account heeft aangemaakt. Het loont dus om je leden aan te moedigen hun profiel af te maken.

Waarom een vrijwilliger de e-mail soms niet krijgt

Ook als de aanbevelingsmail voor jouw platform aanstaat, kan een individuele vrijwilliger hem in een bepaalde maand missen, om een paar redenen.

• Minder dan 3 geschikte activiteiten. Vindt het systeem geen 3 activiteiten voor een vrijwilliger, dan gaat er helemaal geen e-mail uit, niet een kortere lijst.
• Afgemeld. De vrijwilliger moet in het algemeen geabonneerd zijn op de e-mails van het platform, en mag zich niet specifiek hebben afgemeld voor de aanbevelingsmail. Zie "Hoe een vrijwilliger zich afmeldt" hieronder voor wat dat precies inhoudt.
• Geen opgeslagen locatie. Een vrijwilliger zonder opgeslagen locatie wordt standaard overgeslagen, tenzij je de locatie-uitbreiding hieronder hebt aangezet.
• Organisatiebeheerders en moderators zonder eigen aanmeldingen. Ook zij worden standaard overgeslagen, tenzij je de uitbreiding hieronder hebt aangezet.

Twee uitbreidingen om te overwegen

Deedmob kan 2 uitbreidingen aanzetten voor jouw platform. Beide staan standaard uit, en beide zijn schakelaars die Deedmob beheert, net als de aanbevelingsmail zelf.

Ook vrijwilligers zonder opgeslagen locatie meenemen. Standaard wordt een vrijwilliger zonder opgeslagen locatie overgeslagen. Met deze uitbreiding aan wordt in plaats daarvan de locatie van het platform gebruikt, en wordt de vrijwilliger op die basis toch meegenomen. Dit is relevant omdat veel leden nooit een locatie invullen, bijvoorbeeld na een import of een snelle aanmelding, waardoor het bereik van de aanbevelingsmail een stuk lager uitvalt dan verwacht. Op een platform dat één gemeente of regio bedient, ligt het aanbod toch al in de buurt. De afweging: voor leden die aan de rand van dat gebied wonen, of die er inmiddels niet meer wonen, worden de suggesties minder relevant.

Ook organisatiebeheerders en moderators zonder eigen aanmeldingen meenemen. Standaard worden zij overgeslagen als ze zelf nog geen enkele aanmelding hebben. Met deze uitbreiding aan ontvangen ook zij de aanbevelingsmail. Dit is relevant omdat veel van deze beheerders zelf ook vrijwilliger zijn, en het een betrokken groep is die het aanbod op het platform graag ziet. De afweging: een deel van hen gebruikt het platform puur beroepsmatig en zit niet te wachten op vrijwilligerssuggesties in hun werkmail.

Hoe een vrijwilliger zich afmeldt

Een vrijwilliger kan de aanbevelingsmail apart uitzetten, zonder dat dit invloed heeft op zijn andere e-mails, door zich specifiek af te melden voor de aanbevelingsmail. Dan stopt alleen de aanbevelingsmail, de rest blijft gewoon binnenkomen.

Meldt de vrijwilliger zich volledig af, met de optie om zich voor alles af te melden, dan stopt ook de aanbevelingsmail, samen met alle andere optionele e-mails. Essentiële accountmails, zoals een wachtwoordherstel of een e-mailbevestiging, blijven hoe dan ook gewoon uitgaan.

De aanbevelingsmail hangt daarnaast af van de algemene marketing- of nieuwsbriefvoorkeur van de vrijwilliger. Heeft iemand zich daarvoor afgemeld, dan krijgt hij de aanbevelingsmail ook niet, zelfs als hij die instelling zelf nooit heeft aangeraakt.

Als je vragen hebt of als het niet werkt

Neem als eerste stap contact op met Deedmob. Deedmob kan controleren of de aanbevelingsmail voor jouw platform aanstaat, nagaan of het account van een vrijwilliger actief en bevestigd is, en checken of diens locatie en zoekradius staan zoals je zou verwachten.