Hoe werken groepsaanmeldingen?

Een groepsaanmelding is een groep aanmeldingen die is aangemaakt door één "groepsvertegenwoordiger". Hoe werkt het precies?

Een groepsaanmelding is een groep aanmeldingen die is aangemaakt door één "groepsvertegenwoordiger". De groepsvertegenwoordiger wordt het aanspreekpunt voor alle communicatie en meldingen rondom de aanmeldingen en de status. Zo houden we het contact tussen de organisatie en de groep centraal en de rest van de groep hoeft niks te doen.

Indien de functionaliteit ingeschakeld is, kan elke organisatiebeheerder of -moderator een aanmelding doen namens personen die lid zijn van diezelfde organisatie. Let op: het is dus niet mogelijk om leden van sub-groepen of teams toe te voegen. Je kunt alleen leden van je eigen organisatie(s) toevoegen. Iemand die beheerder is bij meerdere organisaties kan kiezen namens welke organisatie hij/zij zich aanmeldt.

Ga direct naar:

• Hoe doe ik een groepsaanmelding?
• Hoe beheer ik een groepsaanmelding?
• Wat moet ik doen als een groep zich aanmeldt voor mijn activiteit / vacature?
• Wat gebeurt er als iemand geen lid meer is van mijn organisatie?

Hoe doe ik een groepsaanmelding?

1. Gebruik de knop 'Groepsaanmelding' op de activiteitenpagina om het proces te starten. Er verschijnt een pop-up.
2. Selecteer (indien je beheerder bent van meerdere organisaties) de organisatie namens wie jij de aanmelding wilt doen. Je kunt alleen leden van die organisatie selecteren.
3. Selecteer namens welke leden jij de aanmelding wilt doen door hun naam te typen. Je kunt er ook voor kiezen om eerst alle leden toe te voegen (via de link onder het tekstveld) om vervolgens één voor één de leden die je niet aan wilt melden te deselecteren.
   1. Als een persoon zelf al een aanmelding gedaan heeft dan kun je deze persoon niet meer selecteren.
   2. Groepsaanmeldingen komen nooit op een wachtlijst. Als er niet genoeg capaciteit is voor de hele groep, verschijnt de foutmelding "Er is niet genoeg capaciteit voor je groep". Neem in dit geval direct contact op met de organisatie om de mogelijkheden te bespreken.
4. Klik op 'Ga naar het aanvraagformulier'.
   1. Vul de vraag of het vragenformulier in. De antwoorden die je geeft gelden voor elke persoon die je aanmeldt.
5. Klik op 'Bevestig je groepsaanmelding'.
   1. Lees alle punten even goed door zodat je snapt wat de gevolgen zijn
6. Klik op 'Meld groep aan'.

En dat is alles. Het is nu aan de organisatie om contact op te nemen.

Hoe beheer ik een groepsaanmelding?

Als groepsvertegenwoordiger kun je de aanvragen niet echt beheren, je kunt ze alleen aanmaken. Als je een groepsaanmelding doet namens 10 personen dan worden er 10 aanmeldingen aangemaakt. De contactpersoon van de organisatie ontvangt dus ook 10 e-mails hierover. Deze persoon kan zien dat het om een groepsaanmelding gaat door een icoontje met daarnaast de initialen van de groepsvertegenwoordiger.

Alle communicatie rond een aanmelding wordt doorgestuurd naar de groepsvertegenwoordiger. Op die manier kun je als groepsvertegenwoordiger wel het contact met de organisatie beheren, maar de status aanpassen van een aanmelding kan alleen gedaan worden door de organisatie of de aangemelde persoon. Als er een status aangepast wordt ontvangt de groepsvertegenwoordiger hier een bericht over. Als de volledige groep geaccepteerd wordt ontvangt de vertegenwoordiger in het voorbeeld ook 10 bevestigingsmails.

Let op: het is als groepsvertegenwoordiger dus jouw verantwoordelijkheid om de communicatie richting de leden die je aangemeld hebt te verzorgen, én je moet er dus ook voor zorgen dat iedereen op tijd op de juiste plek is.

Wat moet ik doen als een groep zich aanmeldt voor mijn activiteit / vacature?

Een groepsaanmelding is een groep aanmeldingen die is aangemaakt door één "groepsvertegenwoordiger". Het groepskarakter van de aanmelding wordt gecommuniceerd met een eenvoudig groepsicoon met de initialen van de vertegenwoordiger erachter.

• Als we het bovenstaande voorbeeld blijven volgen resulteert 1 groepsaanmelding dus in 10 losse aanmeldingen. Je ontvangt hier dan ook 10 notificaties over.
• Je beheert een aanmelding dan ook als gebruikelijk, en kunt de status van elke aanmelding afzonderlijk wijzigen. Let op: het is voor het overzicht en de administratie van de groepsvertegenwoordiger van belang dat je ook daadwerkelijk de status van elke aanmelding aanpast.
• Wanneer je een bericht stuurt naar één van de leden van de groep dan zal die binnenkomen bij de groepsvertegenwoordiger. Wanneer een conversatie wordt gestart tussen een organisator en een groepsvertegenwoordiger, wordt het volgende bericht automatisch aan het begin van de van de conversatie toegevoegd: "Deze conversatie heeft betrekking op een groepsaanvraag namens "persoon" door "groepsvertegenwoordiger"."

Wat gebeurt er als iemand geen lid meer is van mijn organisatie?

Bij elke wijziging in lidmaatschap (inclusief het verwijderen van een gebruiker) controleren we of de gekoppeld aanmeldingen nog steeds consistent zijn, d.w.z. of de groepsvertegenwoordiger nog steeds het recht heeft om vertegenwoordiger te zijn voor die specifieke persoon. Wanneer dit niet langer het geval is, wordt de groepsvertegenwoordiger verwijderd als vertegenwoordiger. Dit maakt van de groepsaanvraag een reguliere aanvraag.