Best practices: de vrijwilligerspool

Hoe kan je als platformbeheerder het meeste halen uit de vrijwilligerspool?

Dankzij de vragen en gesprekken die voorbij komen tijdens sessies met onze partners zijn we tot de volgende inzichten gekomen m.b.t. hoe je het meeste kan halen uit de vrijwilligerspool. Dat doen we aan de hand van vier vragen:

Is de vrijwilligerspool iets voor ons platform?

De vrijwilligerspool is een toevoeging op de bestaande mogelijkheden die een platform biedt om tot matches te komen. Er is een zeker kritieke massa nodig om er een succes van te kunnen maken. Bepaal van tevoren hoeveel mensen je in de vrijwilligerspool wilt hebben zodat je een doel hebt om je op te richten. Vervolgens zul je campagne moeten voeren om dat doel te bereiken. Stel dus een plan op hoe je dit wilt doen. Dit klinkt als veel werk, maar als je de antwoorden op onderstaande vragen leest zal je zien dat het best mee valt.

Het gaat er vooral om dat je als organisatie weet hoe de functionaliteit werkt zodat iedereen weet wat het is en waarom het handig is voor vrijwilligers. Als je het zomaar aan zet en er nooit aandacht aan besteed is de kans op succes een stuk kleiner. Blijf er dus aandacht aan geven.

Voor meer uitleg over de (visuele) veranderingen aan het platform, zie: Wat betekent de vrijwilligerspool voor mijn platform?

Hoe zorg je ervoor dat meer mensen zich aanmelden voor de vrijwilligerspool?

Hier begint het natuurlijk mee. Gebruikers kunnen bij aanmelding of op hun profiel aangeven dat ze lid willen worden van de vrijwilligerspool, maar het is handig om ook wat extra opties te bieden. Je kan hiervoor een speciale landingspagina creëren of buttons plaatsen die ze naar het aanmeldproces brengen.

Landingspagina: wij hebben voorbeeldpagina's gecreëerd die we kunnen kopiëren naar ieder platform (voor vrijwilligers, voor organisaties). Neem contact met ons op als je hier gebruik van wilt maken.
Button: je kan overal waar je een button of een link plaatst gebruikers doorsturen naar het aanmeldproces. Hier lees je hoe je vrijwilligers uit kan nodigen voor de vrijwilligerpool via een button / link.

Bij Deedmob hebben we hiernaast nog een aantal tools gecreëerd om gebruikers te wijzen op de vrijwilligerspool:

Een standaard teaser in de linkeronderhoek van de zoekpagina die wordt getoond aan iedereen die niet in de vrijwilligerspool zit.
Een scherm blokkerende pop-up die incidenteel getoond wordt, met steeds langere tussenperioden (2, 6, 12, 26, 52 weken), aan iedereen die niet in de vrijwilligerspool zit.
Een tweemaandelijkse e-mail naar iedereen die niet in de vrijwilligerspool zit. Gebruikers kunnen zich hiervoor uitschrijven via de notificatie-instellingen.

Tip: één van onze partners zag een toename in de aanmeldingen van 50% door gebruik te maken van alle bovengenoemde opties. Als je de tweemaandelijkse e-mail te aggresief vindt kan je er ook voor kiezen om die na 2x weer uit te zetten. En dan bijvoorbeeld het jaar erop weer even aan/uit.

Daarnaast is het noodzakelijk om ook de "normale" informatiekanalen te gebruiken; wijs mensen op deze functionaliteit via de nieuwsbrief en social media. Het is voor het succes van campagnes of berichten die betrekking hebben op de vrijwilligerspool handig als je mensen doorverwijst naar een pagina die specifiek en alleen gericht is pop de vrijwilligerspool. Daarmee maak je het voor de gebruiker zo duidelijk mogelijk!

Een actieve vrijwilligerspool

Organisatoren willen het liefst snel een antwoord op hun verzoeken (zelfs als ze negatief zijn). Het succes van een vrijwilligerspool hangt daarom mede af van de mate waarin de vrijwilligers actief zijn. Gebruikers mogen daarentegen nooit het gevoel krijgen dat ze worden overstelpt met herinneringen. Om deze twee doelen in evenwicht te brengen ️maken we gebruik van een systeem om de vrijwilligerspool gevuld te houden met vrijwilligers die actief op zoek zijn naar leuk en gepast vrijwilligerswerk.

Hoe zorg je ervoor dat organisaties de vrijwilligerspool actief gaan gebruiken?

De vrijwilligerspool is een mooie functionaliteit voor organisaties om actief op zoek te kunnen gaan naar vrijwilligers. Ondanks dat we het heel makkelijk hebben gemaakt voor organisaties om hier gebruik van te maken is gebleken dat het nuttig is om actief organisaties op de hoogte te brengen van de mogelijkheden. Hieronder een aantal manieren hoe onze partners dat doen:

Landingspagina: wij hebben voorbeeldpagina's gecreëerd die we kunnen kopiëren naar ieder platform (voor vrijwilligers, voor organisaties). Neem contact met ons op als je hier gebruik van wilt maken.
Nieuwsbrief / social media: het is voor het succes van campagnes of berichten die betrekking hebben op de vrijwilligerspool handig als je mensen doorverwijst naar een pagina die specifiek en alleen gericht is pop de vrijwilligerspool. Daarmee maak je het voor de gebruiker zo duidelijk mogelijk!
(Online) bijeenkomsten: een bijeenkomst is de ideale manier om informatie te verspreiden en meteen een stukje op te voeden (zie verderop). Bovendien is het een goede manier om in contact te komen met nieuwe organisaties en beheerders.

Tip: blijf continu aandacht vestigen op de mogelijkheden. Je weet nooit wanneer iemand op zoek is naar informatie en er zijn altijd nieuwkomers die nog niet weten wat het is en hoe het werkt.

Bij Deedmob hebben we hiernaast nog een extra optie gecreëerd om organisaties te wijzen op de vrijwilligerspool.

De 'nieuwe potentiële vrijwilliger' e-mail: als deze e-mail aanstaat krijgen contactpersonen een e-mail als een nieuwe gebruiker zich aanmeldt voor de vrijwilligerspool en er op zijn minst één matchende tag is tussen de gebruiker en de betreffende activiteit / vacature. Sommige organisaties vinden deze e-mail verwarrend, in dat geval kan je eventueel de automails aanpassen (zie verderop).

Deze optie kan makkelijk aan en uit gezet worden, dus laat het ons weten als je hier iets mee wilt.

Organisaties opvoeden

Uit de gesprekken met onze partners is gebleken dat het belangrijk is om organisaties "op te voeden" over wat de vrijwilligerspool is (sommige organisaties zijn gewend om een activiteit / vacature te plaatsen en dan gewoon te wachten) en hoe ze de vrijwilligerspool op zo'n manier kunnen gebruiken dat het een effectief middel blijft voor iedereen.

Als organisaties zomaar iedereen aan gaan schrijven is de kans op succes klein, maar wordt de kans dat vrijwilligers zich uit gaan schrijven groter. Daar is niemand bij gebaat.

Bovendien kunnen er maar 5 verzoeken tegelijk openstaan per gebruiker. Organisaties kunnen dus andere organisaties blokkeren. Dat is zonde. Een organisatie wil zelf ook niet geblokkeerd worden.

Hoe kan ik als platform(beheerder) bijdragen aan het matchingsproces?

Het grote doel van de vrijwilligerspool is natuurlijk om matches te genereren. Het mooie is dat met behulp van de vrijwilligerspool je organisaties nog meer middelen geeft om dit te bereiken zonder directe hulp vanuit jullie als platform / organisatie.

Er zijn echter meerdere manieren hoe je bij kan dragen aan het succes van de vrijwilligerspool en het platform in het algemeen.

Automails aanpassen

Bijna alle e-mails op het platform kunnen tekstueel aangepast worden. Hiermee kan je de boodschap richting de gebruiker zo duidelijk mogelijk maken en afstemmen op jullie 'merk / brand'. Zo kan je eventueel wat extra uitleg geven als dat nodig blijkt.

Vraag om feedback en experimenteer hiermee, dan zul je vanzelf tot een goed resultaat komen.

Gebruikers benaderen die op het punt staan verwijderd te worden

Als platformbeheerder kan je een e-mail ontvangen op het moment dat een gebruiker op het punt staat uit de vrijwilligerspool verwijderd te worden. Deze mail ontvang je 4 dagen van tevoren, tegelijk met een vergelijkbare e-mail die de gebruiker krijgt.

De gebruiker heeft zich in eerste instantie aangemeld, dus er is duidelijk sprake van interesse in vrijwiligerswerk. Waarom dreigen ze dan nu uit de vrijwilligerspool gezet te worden? Sommige partners gebruiken deze e-mail als een moment om de gebruiker te benaderen om te kijken of en waarmee ze kunnen helpen.

Tip: deze email kan aan / uit gezet worden via de notificatie-instellingen gekoppeld aan je profiel.

Zelf activiteiten suggereren aan gebruikers

Het is ook mogelijk om zelf de rol van intercedent te spelen door activiteiten te suggereren aan gebruikers. Dit proces staat los van de vrijwilligerspool, maar werkt vrijwel hetzelfde. Het enige verschil is dat je niet vanuit de vrijwilligerspool werkt, maar vanuit de database. Zie jij een activiteit en denk je dat die goed past bij een bepaalde gebruiker? Klik dan op 'Suggereer aan gebruiker' en stuur een bericht.

Een uitgebreider artikel hierover volgt nog.

Vrijwilligers verwijderen

Heb je het gevoel dat er vrijwilligers instaan die er niet in horen te staan of zijn er organisaties die zichzelf promoten in de vrijwilligerspool? Je kan makkelijk zelf gebruikers verwijderen uit de vrijwilligerspool.

FAQ

Klik op de vraag om naar het artikel te worden doorverwezen:

Heb jij nog een tip of trick die er niet tussen staat? Laat het ons weten!