Automatische herinneringsmails bij aanmeldingen en activiteitenrapporten

Al onze partners hebben te maken met aanmeldingen en activiteitenrapporten die op 'In afwachting' blijven hangen. Dit is een lastig probleem omdat je afhankelijk bent van actie vanuit de organisatie.

Om onze partners te helpen en de organisaties een duwtje te geven hebben we een aantal automatische herinneringsmails. Het totale proces er nu zo uit (de eerste twee herinneringen kunnen uitgezet worden).

Ga naar:

• Herinneringsmails (kunnen uitgezet worden)
• Maandelijkse actiemail
• Waarom up-to-date zijn waardevol is

Herinneringsmails (kunnen uitgezet worden)

De reminder e-mail wordt verstuurd wanneer de status van de aanvraag na een x aantal dagen niet is gewijzigd.

Elke reminder e-mail voor aanvragen kan worden uitgeschakeld, en het aantal dagen waarna deze wordt verstuurd kan worden aangepast. Neem hiervoor contact op met je Partnership Manager bij Deedmob.

Je kunt ook de inhoud van deze automatische e-mails aanpassen. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

Aanmelding Status	Trigger en standaard aantal dagen (aantal dagen is aanpasbaar)	Automail	Standaard
	Zodra iemand zich aanmeldt voor een activiteit, ontvangt de contactpersoon een e-mail en wordt de status van de aanmelding op "nieuw" gezet. Let op: deze e-mail wordt direct verstuurd na de aanmelding — hier is geen aantal dagen voor in te stellen.	newApplication	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)
	Als de status van de aanmelding na 3 dagen nog niet is bijgewerkt, ontvangt de contactpersoon een eerste herinnering.	reminderNewFirstContactPerson	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)
	Als de status van de aanmelding na 7 dagen nog niet is bijgewerkt, ontvangen alle beheerders van de organisatie een eerste herinnering.	reminderNewFirstAdmins	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)
	Als de status van de aanmelding na 14 dagen nog niet is bijgewerkt, ontvangt de contactpersoon een laatste herinnering.	reminderNewLastContactPerson	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)
	Als de status van de aanmelding na 14 dagen nog niet is bijgewerkt, ontvangt de aanmelder een herinnering. Let op: de timing van deze e-mail is gekoppeld aan de laatste herinnering die naar de contactpersoon wordt gestuurd. Ze worden altijd op dezelfde dag verstuurd. Het is niet mogelijk om voor deze e-mails apart een aantal dagen in te stellen.	reminderNewApplicant	Uitgeschakeld (kan worden ingeschakeld)
	Als de status van de aanmelding na 28 dagen nog niet is bijgewerkt, ontvangen alle beheerders van de organisatie een laatste herinnering.	reminderNewLastAdmins	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)
	Zodra een organisator via het platform reageert op de aanmelding, of de status handmatig op "in afwachting" zet, verandert de status van de aanmelding naar "in afwachting".	N/A	N/A
	Als de status van de aanmelding 35 dagen op "in afwachting" heeft gestaan, ontvangt de contactpersoon een herinnering.	reminderPendingContactPerson	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)
	Als de status van de aanmelding 70 dagen op "in afwachting" heeft gestaan, ontvangen alle beheerders van de organisatie een herinnering.	reminderPendingAdmins	Ingeschakeld (kan worden uitgeschakeld)

Let op: het platform kan alleen contact registreren dat via het platform zelf verloopt. Een aanmelding blijft op "nieuw" staan zolang er geen reactie via het platform is gegeven, ook als de organisatie en vrijwilliger al op een andere manier contact hebben gehad, bijvoorbeeld via telefoon of e-mail. In dat geval is het belangrijk dat de organisatie de status handmatig bijwerkt.

Maandelijkse actiemail

Als er nog openstaande acties (aanmeldingen of activiteitenrapporten) zijn voor een contactpersoon sturen we die persoon een e-mail met een link naar de activiteitenpagina, gefilterd op "Vereist actie".

• Contactpersonen ontvangen deze e-mail (max. 1 keer per maand per organisatie) als er nog openstaande acties (aanmeldingen of activiteitenrapporten) zijn.

Met dit nieuwe filter voor de activiteitenlijst kun je eenvoudig alle activiteiten en vacatures bekijken die aanmeldingen en/of activiteitenrapporten hebben die nog op 'In afwachting' staan. Zo zie je in één oogopslag wat je aandacht nodig heeft.

Waarom up-to-date zijn waardevol is

Up-to-date zijn is niet alleen overzichtelijk voor de organisatie zelf, het helpt ook bij:

• Impact zichtbaar maken: op deze manier brengen wij de impact en het belang van vrijwilligerswerk in de regio in kaart. Dit geldt overigens ook voor je eigen organisatie. Handig!
• Vrijwilligers waarderen: matches en urenregistraties maken het profiel van mensen aantrekkelijker en betrouwbaarder voor andere organisaties en geeft de mogelijkheid om personen in het zonnetje te zetten. Win-win!

Hoe krijg je organisaties zover de "in afwachting" status te wijzigen?

We hebben alle best practices van onze partners verzameld m.b.t. het verminderen van het aantal aanmeldingen die op 'In afwachting' blijven hangen. Bekijk wat jullie kunnen doen!