Status updaten. In afwachting. E-mails. Herinneringen.
Al onze partners hebben te maken met aanmeldingen en activiteitenrapporten die op 'In afwachting' blijven hangen. Dit is een lastig probleem omdat je afhankelijk bent van actie vanuit de organisatie.
Om onze partners te helpen en de organisaties een duwtje te geven hebben we een aantal automatische herinneringsmails. Het totale proces er nu zo uit (de eerste twee herinneringen kunnen uitgezet worden).
Let op: Deze herinneringsmails worden alleen binnen de organisatie verstuurd. Beheerders en moderatoren van een eventuele moederorganisatie worden niet op de hoogte gebracht.
Ga naar:
- Herinneringsmails (kunnen uitgezet worden)
- Maandelijkse actiemail
- Statusmails (het aantal weken kan ingesteld worden)
- Waarom up-to-date zijn waardevol is
Herinneringsmails (kunnen uitgezet worden)
- Als er vanuit de organisatie na 3 dagen nog geen reactie (bericht) is gestuurd via het systeem, dan ontvangt de contactpersoon een bericht om te voorkomen dat de aanmelding onbeantwoord blijft.
--> De e-mail is terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam ''remindOrganizer. - Als er vanuit de organisatie na 7 dagen nog geen reactie (bericht) is gestuurd via het systeem, dan ontvangen alle organisatiebeheerders een bericht om te voorkomen dat de aanmelding onbeantwoord blijft.
--> De e-mail is terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam 'organizerUnresponsiveReminder'.
Let op: Een automatisch welkomstbericht telt niet als reactie. De herinneringsmails zullen in dat geval dus ook gewoon verstuurd worden.
Maandelijkse actiemail
Als er nog openstaande acties (aanmeldingen of activiteitenrapporten) zijn voor een contactpersoon sturen we die persoon een e-mail met een link naar de activiteitenpagina, gefilterd op "Vereist actie".
- Contactpersonen ontvangen deze e-mail (max. 1 keer per maand per organisatie) als er nog openstaande acties (aanmeldingen of activiteitenrapporten) zijn.
Met dit nieuwe filter voor de activiteitenlijst kun je eenvoudig alle activiteiten en vacatures bekijken die aanmeldingen en/of activiteitenrapporten hebben die nog op 'In afwachting' staan. Zo zie je in één oogopslag wat je aandacht nodig heeft.
Statuscheckmails (het aantal weken kan ingesteld worden)
- Als een aanmelding 5 weken op 'In afwachting' heeft gestaan ontvangt de contactpersoon een herinneringsmail met het verzoek om de status te updaten, wanneer nodig.
--> De e-mail is terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam 'pendingApplicationStatusReminder' (zelfde als hieronder). - Als een aanmelding 10 weken op 'In afwachting' heeft gestaan ontvangt de contactpersoon een herinneringsmail met het verzoek om de status te updaten, wanneer nodig.
--> terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam 'pendingApplicationStatusReminder' (zelfde als hierboven).
Waarom up-to-date zijn waardevol is
Up-to-date zijn is niet alleen overzichtelijk voor de organisatie zelf, het helpt ook bij:
- Impact zichtbaar maken: op deze manier brengen wij de impact en het belang van vrijwilligerswerk in de regio in kaart. Dit geldt overigens ook voor je eigen organisatie. Handig!
- Vrijwilligers waarderen: matches en urenregistraties maken het profiel van mensen aantrekkelijker en betrouwbaarder voor andere organisaties en geeft de mogelijkheid om personen in het zonnetje te zetten. Win-win!
Hoe krijg je organisaties zover de "in afwachting" status te wijzigen?
We hebben alle best practices van onze partners verzameld m.b.t. het verminderen van het aantal aanmeldingen die op 'In afwachting' blijven hangen. Bekijk wat jullie kunnen doen!