Status updaten. In afwachting. E-mails. Herinneringen.
Al onze partners hebben te maken met aanmeldingen die op 'In afwachting' blijven hangen. Dit is een lastig probleem omdat je afhankelijk bent van actie vanuit de organisatie.
Om onze partners te helpen en de organisaties een duwtje te geven hebben we een viertal automatische herinneringsmails geïntroduceerd.
Het totale proces er nu zo uit (de eerste twee herinneringen kunnen uitgezet worden).
- Als er vanuit de organisatie na 3 dagen nog geen reactie (bericht) is gestuurd via het systeem, dan ontvangt de contactpersoon een bericht om te voorkomen dat de aanmelding onbeantwoord blijft.
--> De e-mail is terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam ''remindOrganizer. - Als er vanuit de organisatie na 7 dagen nog geen reactie (bericht) is gestuurd via het systeem, dan ontvangen alle organisatiebeheerders een bericht om te voorkomen dat de aanmelding onbeantwoord blijft.
--> De e-mail is terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam 'organizerUnresponsiveReminder'. - Als een aanmelding 2 weken op 'In afwachting' heeft gestaan ontvangt de contactpersoon een herinneringsmail met het verzoek om de status te updaten, wanneer nodig.
--> De e-mail is terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam 'pendingApplicationStatusReminder' (zelfde als hieronder). - Als een aanmelding 4 weken op 'In afwachting' heeft gestaan ontvangen alle organisatiebeheerders en -moderatoren (iedereen die de status aan kan passen) een herinneringsmail met het verzoek om de status te updaten, wanneer nodig.
--> terug te vinden via het overzicht van de automails in het administratiepaneel onder de naam 'pendingApplicationStatusReminder' (zelfde als hierboven).- LET OP: Bij een 1-op-1 activiteit gaat deze e-mail alleen naar de contactpersoon.
Let op:
- Deze herinneringsmails worden alleen binnen de organisatie verstuurd. Beheerders en moderatoren van een eventuele moederorganisatie worden niet op de hoogte gebracht.
- Een automatisch welkomstbericht telt niet als reactie. De herinneringsmails zullen in dat geval dus ook gewoon verstuurd worden.
Hopelijk helpt dit het aantal aanmeldingen die op 'In afwachting' blijven staan te verminderen. We blijven het monitoren.
Best practices
Daarnaast hebben we alle best practices van onze partners verzameld m.b.t. het verminderen van het aantal aanmeldingen die op 'In afwachting' blijven hangen. Bekijk wat jullie kunnen doen!