Meetbare impact: wat zijn activiteitenrapporten en hoe werken ze?

Wat zijn Activiteitenrapporten? Hoe werkt urenregistratie en wat zijn impacturen? Waar zijn Activiteitenrapporten te vinden?

Activiteitenrapporten maken het plaatje compleet voor organisaties. Het maakt het mogelijk om niet alleen vrijwilligers te vinden, maar om ook de daadwerkelijk impact te meten die ze maken met behulp van die vrijwilligers. Het kan waardevolle data en inzichten genereren en tegelijkertijd transparantie bieden. Zie ook: Data en Analytics voor organisatiebeheerders en teamleiders.

Wat zijn Activiteitenrapporten?

Het doel van Activiteitenrapporten is tweeledig:

de deelname van gebruikers aan activiteiten/vrijwilligersvacatures bijhouden, en
het bijhouden van de uren van gebruikers, activiteiten/vrijwilligersvacatures, organisaties en hele platforms.

Een Activiteitenrapport kan de volgende informatie bijhouden:

Activiteit: de titel van de activiteit.
Organisatie: de organisatie waarvoor de activiteit werd uitgevoerd.
Samenvatting: een korte samenvatting van de activiteit.
Data: wanneer de activiteit werd uitgevoerd.
Uren: hoeveel uur de activiteit heeft geduurd.
Documenten: eventuele documenten die aan die activiteit zijn gekoppeld.

Urenregistratie

Het is verplicht om een X aantal uren toe te voegen aan elk Activiteitenrapport. Dit zijn uren die zijn besteed aan het maken van impact. In gevallen waar het niet meteen duidelijk is, wordt het automatisch berekend of gegenereerd (op basis van historische gegevens). Het aantal uren kan altijd worden overschreven door een organisatiebeheerder.

Impacturen: het profiel van een gebruiker toont alleen "impacturen", en omvat alleen uren voor vrijwilligerswerk. Uren voor workshops, trainingen of evenementen tellen dus niet mee. Het aantal uren op het profiel van de gebruiker of in het data-overzicht maakt een onderscheid tussen het aantal bevestigde en het totale aantal uren.

Hoe werkt de functie?

Activiteitenrapporten kunnen voor elk type vrijwilligersvacature / activiteit op 2 manieren worden aangemaakt.

Automatisch door het systeem: De aanmaak van activiteitenrapporten is direct gekoppeld aan de status van aanmeldingen voor activiteiten / vacatures. Deze automatisering vermindert de administratieve last aanzienlijk en biedt een nauwkeurig, "real-time" overzicht van de impact van een organisatie of platform.
1. Als een aanmelding niet langer "geaccepteerd" is (bijvoorbeeld "geweigerd" of "in afwachting"), verwijderen we automatisch alle onbewerkte, door het systeem gegenereerde activiteitenrapporten. Zo blijven je rapporten overzichtelijk. Handmatig bewerkte rapporten blijven altijd behouden.
2. Als de uren niet exact berekend kunnen worden geeft het systeem een schatting op basis van historische gegevens. Dit aantal kan altijd worden aangepast door de organisator.
Handmatig door vrijwilligers: wanneer een gebruiker een Activiteitenrapport aan zijn profiel wil toevoegen, kan hij op de knop "Activiteit toevoegen" klikken. Zo kunnen gebruikers 3 soorten Activiteitenrapporten maken:
1. Activiteit: door hem te koppelen aan een bepaalde vrijwilligersvacature / activiteit op het platform (de organisatie wordt geïnformeerd ter verificatie).
2. Organisatie: door hem te koppelen aan een bepaalde organisatie op het platform (de organisatie wordt geïnformeerd ter verificatie).
3. Extern: door hem nergens aan te koppelen. Dit zijn volledig externe Activiteitenrapporten die voor altijd ongeverifieerd blijven.

Waardevolle impactmeting met minimale inspanning

Als er geen precieze inschatting van de uren mogelijk is schatten we het aantal uren op basis van de gemiddelden over al onze platformen. Hierdoor wordt de gegenereerde data waardevol en vergelijkbaar.

Zonder activiteitenrapporten is het onmogelijk om een bruikbaar beeld van de gemaakte impact te krijgen, omdat er simpelweg veel te veel data ontbreekt. Er zijn echter nog steeds twee kanttekeningen te plaatsen bij de gegenereerde data:

Ontbrekende data: als aanmeldingen niet op match gezet worden is de impact ook niet meetbaar. Een deel van de daadwerkelijke impact zal dus altijd onzichtbaar blijven.
Onbevestigde impact: als activiteitenrapporten niet aangepast en bevestigd worden blijft het bij een schatting van de uren. Een deel van de gemeten impact zal dus altijd onvolledig blijven.

Door het aanmaken en verwijderen van activiteitenrapporten te automatiseren op basis van de aanmeldingsstatus genereren we ondanks bovenstaande kanttekeningen een zo volledig mogelijk beeld van de daadwerkelijke impact, met minimale inspanning.

Waar zijn Activiteitenrapporten en Impacturen te vinden?

Activiteitenrapporten op meerdere plekken binnen het platform. Als organisatiebeheerder kun je Activiteitenrapporten en Impacturen op 4 plaatsen vinden.

Het tabblad "Activiteitenrapporten" op de vacature- / activiteitspagina toont alle rapporten die aan die specifieke activiteit zijn gekoppeld.
1. Hier kunnen organisatiebeheerders en moderators dat Activiteitenrapport bewerken of bevestigen.
  1. Bij wijzigingen moet het Activiteitenrapport opnieuw worden bevestigd.
De "Gebruiker"-tabel in het dataoverzicht heeft een kolom "activiteitsuren" die de som bevat van alle Impacturen van de betreffende gebruiker (bevestigd versus totaal). Er is ook een link naar alle Activiteitenrapporten van die specifieke gebruiker.
De "Activiteitenrapporten binnen de organisatie"-tabel in het dataoverzicht toont alle Activiteitenrapporten die gekoppeld zijn aan de vacatures / activiteiten van de organisatie.
De "Activiteitenrapporten van leden"-tabel in het dataoverzicht toont alle Activiteitenrapporten van de leden van de organisatie.

Je zult ook informatie over Activiteitenrapporten vinden in het "Analytics"-sectie.