Platformfuncties. Promotie van rollen. Organisatiepagina.
Het Deedmob-platform kan het vinden van vrijwilligers vereenvoudigen en versnellen – sommige partners hebben hun matches met wel 500% verhoogd! Dit gebeurt echter niet automatisch, want uiteindelijk zijn het de gebruikers die het verschil maken.
Organisaties hebben het vaak druk. Het leren van een nieuw platform kan voelen als een extra taak op een al lange to-do lijst. Veel organisaties hebben simpelweg geen tijd om zich in een nieuw hulpmiddel te verdiepen, of ze voelen zich misschien overweldigd door digitale tools in het algemeen. Vaak zijn ze zich niet bewust van alle geweldige functies van jullie platform, die het vinden van de juiste vrijwilligers juist een stuk gemakkelijker kunnen maken.
We zien dat het ondersteunen van organisaties bij het gebruik van het platform een belangrijke succesfactor is. Er is zelfs een bonus: organisaties die de functies van het platform volledig benutten, zijn vaak zorgvuldiger in het bijwerken van hun "in afwachting" statussen!
In dit artikel beantwoorden we de volgende vraag: Welke functies moeten organisaties kennen om de mogelijkheden van jullie platform volledig te benutten? We behandelen de volgende punten:
- De basis
- De organisatie pagina en de functies
- Het promoten van vrijwilligersvacatures
- Deel je eigen expertise
1. De basis
Het lijkt simpel, maar vergeet niet de organisaties te ondersteunen met de basis:
- een account aanmaken
- een organisatiepagina aanmaken, en
- een vrijwilligersvacature plaatsen
Zelfs als het alleen maar is om te laten zien hoe eenvoudig het is om te beginnen en de drempel weg te nemen!
2. De organisatiepagina en de functie
Eenvoudig beheren van activiteiten en aanmeldingen (statussen)
Als platformbeheerder is het belangrijk om organisaties te begeleiden bij het effectief gebruiken van de Organisatiepagina om hun vrijwilligersactiviteiten te beheren. Veel organisaties vertrouwen momenteel op e-mails om aanvragen en communicatie af te handelen. Vaak zien ze de handige tools die direct op het platform beschikbaar zijn over het hoofd. Zorg er daarom voor dat je het overzicht van aanmeldingen en het updaten van aanmeldingen meeneemt in je trainingen en communicatie.
Workshops en gemeenschapsevenementen tonen
Organisaties kunnen het platform ook gebruiken om workshops en evenementen te plaatsen, zoals trainingssessies voor vrijwilligers of een fondsenwerving. Organisaties kunnen meer waarde uit het platform halen als ze deze functie gebruiken. Voor een idee hoe een workshop eruit kan zien, klik hier.
Aanmeldformulieren
Organisaties kunnen ook aanmeldformulieren aanmaken op hun organisatiepagina, en toevoegen aan een vrijwilligersvacature. Ze kunnen vrijwilligers om contact informatie vragen, om documenten vragen, of vragen akkoord te gaan met voorwaarden. Sommige organisaties gebruiken al eigen, externe aanmeldformulieren, en training in het gebruik van de formulieren op het platform zorgt ervoor dat alle aanmeldingen worden gecentraliseerd op het platform. Dit vereenvoudigt het werk van organisatie, en moedigt ze aan om de "in afwachting" status consistenter bij te werken. Hieronder een voorbeeld, en het volledige voorbeeld vind je hier. Hoe je formulieren aanmaakt, lees je hier.
De juiste afbeeldingen kiezen
Help organisaties bij het kiezen van de juiste afbeeldingen – duidelijke foto’s waarbij de actie centraal staat werken het beste. Als geschikte afbeeldingen niet beschikbaar zijn, stel dan voor om stockfoto's te gebruiken of een bezoek te regelen om foto’s te maken, bijvoorbeeld door je team of met de hulp van een vrijwillige fotograaf.
Als organisaties afbeelding hebben, moedig ze aan om een afbeeldingseditor zoals Canva te gebruiken om hun afbeeldingen bij te snijden en te formatteren volgens de afmetingen die in de kennisbank zijn opgegeven. Sommige partners hebben sjablonen ingesteld, waardoor je eenvoudig nieuwe afbeeldingen kunt importeren in plaats van elke keer vanaf nul te beginnen.
Vrijwilligers toevoegen aan je organisatiepagina
Organisaties kunnen efficiënter werken door vrijwilligers (leden) direct aan hun organisatiepagina toe te voegen. Beheerders kunnen leden uitnodigen of zelfs direct toewijzen aan activiteiten. Daarnaast kan alle vrijwilligersinformatie worden ingezien via de sectie Data → Gebruikers. Vanuit hier kunnen organisaties de gegevens exporteren voor hun administratie of gebruiken als een eenvoudig CRM-systeem om hun vrijwilligersbestand te volgen en te beheren. Deze functie vereenvoudigt het beheer van vrijwilligers en houdt alle essentiële informatie op één plaats.
3. Promotie van rollen
Effectieve promotie is essentieel om vrijwilligers aan te trekken. Het platform biedt twee krachtige tools voor het adverteren van vrijwilligersrollen: het delen op sociale media en de embed functie. Ondersteun organisaties bij het toepassen van deze functies, zodat hun rollen zichtbaar worden en de juiste vrijwilligers aantrekken.
Het embedden van vacatures op de website van een organisatie kan voor flink wat extra verkeer zorgen. Sommige organisaties krijgen wel tot 200 weergaven per maand! Lees hier meer over hoe je vacatures kunt embedden.
Zo kan ook het delen van vacatures op sociale media tot wel 100 weergaven per maand per vacature opleveren, waardoor organisaties een breder publiek bereiken. Lees hier meer over het delen van activiteiten.
Organisaties kunnen waardevolle inzichten krijgen over hun vacatures en promotieactiviteiten met de Data & Analytics-functie van het platform. Deze tool geeft gedetailleerde informatie over het aantal mensen dat de vacatures heeft bekeken, laat zien welke vacatures het populairst zijn, en volgt de effectiviteit van promoties aan de hand van paginaweergaven. Houd er rekening mee dat de Data & Analytics-functie moet worden ingeschakeld door iemand van Deedmob. Wanneer deze geactiveerd is, geldt dit voor alle organisaties op het platform en kan het niet per organisatie aan- of uitgeschakeld worden. Lees hier meer over hoe je inzichten kunt krijgen via paginaweergaven.
4. Je eigen expertise delen
Vergeet niet je eigen expertise in vrijwilligersmanagement te delen om organisaties te helpen succesvol te zijn. Onderwerpen zoals het maken van schrijven van advertenties en het ontwikkelen van succesvolle marketingstrategieën voor het werven van vrijwilligers kunnen hun vermogen om vrijwilligers aan te trekken en te behouden flink versterken. Ben je benieuwd naar meer informatie over deze onderwerpen? Lees onze blog of doe mee aan onze webinars en andere online evenementen.