organisaties helpen.
Organisaties in staat stellen om je platform effectief te gebruiken is cruciaal voor het creëren van zinvolle en succesvolle verbindingen tussen vrijwilligers en de organisaties die zij ondersteunen. Partners die een effectieve trainingsaanpak hebben ontwikkeld voor hun netwerken zien hogere aanmeldingspercentages op het platform, evenals een grotere betrokkenheid van organisaties. Omdat elke organisatie unieke behoeften heeft, kan het op maat maken van je trainingsaanpak een groot verschil maken. In dit artikel delen we best practices van andere partners over trainingsstrategieën die werken.
We hebben de tips en tricks als volgt gestructureerd:
Nieuwe organisaties verwelkomen op het platform
De eerste interactie met je platform zet de toon voor de samenwerking met een organisatie. Door deze eerste stap warm en attent te maken, kun je ervoor zorgen dat ze zelfverzekerd met het platform aan de slag kunnen. Je kunt ervoor zorgen dat nieuwe gebruikers zich op hun gemak voelen bij het navigeren door het systeem en organisaties aanmoedigen om de mogelijkheden van het platform volledig te omarmen. Aangezien je platform goedkeuring vereist voor nieuwe organisaties om zich aan te sluiten, heb je een unieke kans om hun onboarding traject te ondersteunen.
Een vriendelijk welkomsttelefoontje
Een snel telefoontje om jezelf voor te stellen en de organisatie te verwelkomen is een geweldig persoonlijk tintje. Dit kan het volgende inhouden:
- Hun goedkeuring bevestigen en hen bedanken voor het kiezen van het platform.
- Vragen of ze directe vragen of uitdagingen hebben.
- Begeleiding bieden bij het aan de slag gaan met de belangrijkste functies.
Een onboarding e-mail
Een onboarding e-mail die bronnen en stapsgewijze instructies biedt, kan de organisatie helpen om het platform effectief te gaan gebruiken. Deze e-mail kan het volgende bevatten:
- Een kort welkomstbericht.
- Links naar gebruikershandleidingen, trainingsvideo's, of veelgestelde vragen en tips. Voel je vrij om naar onze helpdesk te linken of gebruik onze YouTube-trainingvideo's voor organisaties.
- Contactinformatie van je team.
- Vind een voorbeeld in onze Communicatietoolkit.
Pro-tip: Je kunt de automatische e-mails die naar nieuwe organisaties worden gestuurd, bijwerken om je eigen welkomsttekst en bronnen toe te voegen. Zo hoef je geen extra handmatig werk te verrichten! Lees hier meer hierover. De namen van de automatische e-mails kunnen cryptisch zijn: "organizationApproved" is de e-mail die naar de organisatie wordt gestuurd zodra de organisatie is goedgekeurd, dus dat is degene die je waarschijnlijk wilt gebruiken. Houd er echter rekening mee dat deze minder persoonlijk is en minder opmaakopties heeft dan het zelf versturen van een e-mail. Je kunt ook een e-mail als sjabloon opslaan in je e-mailprogramma om het makkelijker te maken deze naar organisaties te sturen.
Een uitnodiging voor een training of webinar
Gebruik dit eerste contactmoment als een kans om de organisatie uit te nodigen voor je trainingssessies. Benadruk hoe deze sessies hen kunnen helpen om de waarde van het platform maximaal te benutten en in te spelen op hun specifieke behoeften.
Webinars en trainingen
Trainingssessies zijn een essentieel onderdeel van het in staat stellen van organisaties om je platform effectief te gebruiken. Of ze nu online of offline worden gehouden, webinars en trainingen bieden een waardevolle kans om gebruikers te betrekken, vragen te beantwoorden en hen door de mogelijkheden van het platform te leiden. Voor concrete voorbeelden van partners, zie onze Communicatietoolkit.
Verschillende formaten
Webinars en trainingssessies kunnen worden aangepast om te voldoen aan de diverse behoeften van organisaties:
- Online Webinars: Handig en schaalbaar, deze sessies kunnen organisaties bereiken, ongeacht de locatie. Ook bieden ze interactieve elementen zoals Q&A of polls.
- In-Person Training: Ideaal voor een meer praktische benadering, persoonlijke sessies kunnen sterkere verbindingen creëren.
- Opgenomen Sessies: Door je webinars en trainingssessies op te nemen, creëer je een waardevolle bron voor organisaties om later terug te bekijken of te delen met hun teams. Deze opnames kunnen ook worden gedeeld met degenen die de live sessie niet konden bijwonen, zodat niemand iets mist.
Je kunt de aanwezigheid en het aantal weergaven van de opnames volgen om de ontvangst en bruikbaarheid te meten. Een hoge opkomst en veel weergaven kunnen wijzen op onderwerpen van groot belang, terwijl minder betrokkenheid kan aangeven dat er ruimte is voor verbetering of dat de levering heroverwogen moet worden.
Verschillende onderwerpen
Bij het plannen van je trainingen, overweeg dan om sessies te structureren die verschillende onderwerpen behandelen:
- Basisprincipes: Help organisaties op weg met de essentiële functionaliteiten.
- Geavanceerde Functies: Toon aan hoe ze het volledige potentieel van je platform kunnen benutten.
- Best Practices: Deel strategieën en inzichten van andere succesvolle organisaties om hun benadering te inspireren.
Door meerdere niveaus van training aan te bieden, bied je ondersteuning voor organisaties in verschillende fasen van hun traject, en zorg je ervoor dat ze de hulp krijgen die ze nodig hebben.
Aanpassen aan veranderende behoeften
Onze partners hebben ontdekt dat de interesses en behoeften van organisaties vaak veranderen naarmate ze meer vertrouwd raken met het platform. Bijvoorbeeld:
- Een nieuwe organisatie kan in eerste instantie focussen op het begrijpen van de basisfunctionaliteiten.
- Na verloop van tijd kunnen ze diepere inzichten zoeken in geavanceerde tools of manieren om hun workflows te stroomlijnen.
Houd hier rekening mee bij het plannen van trainingsschema's. Het aanbieden van periodieke follow-up webinars of opfriscursussen kan helpen om de betrokkenheid te behouden en in te spelen op de veranderende prioriteiten van gebruikers.
Tips en kennis delen
Het versterken van organisaties gaat verder dan trainingssessies—het draait om het bieden van voortdurende ondersteuning en inspiratie. Het delen van nuttige bronnen en praktische tips zorgt ervoor dat organisaties zich uitgerust voelen om je platform met vertrouwen te navigeren en het volledige potentieel te benutten.
Formaten voor bronnen
Verschillende organisaties hebben behoefte aan verschillende communicatiemiddelen. Het aanbieden van bronnen in meerdere formaten helpt je om tegemoet te komen aan diverse voorkeuren:
- Video’s: Korte tutorials of handleidingen die visueel belangrijke functies of workflows demonstreren.
- PDF's: Uitgebreide handleidingen, checklists of stapsgewijze handleidingen.
- Afbeeldingen: Infographics of visuele weergaven die processen vereenvoudigen.
Kanalen
Je kunt organisaties bereiken via verschillende kanalen, zodat je bronnen overal toegankelijk zijn waar gebruikers het meest actief zijn:
- Nieuwsbrieven: Stuur regelmatig updates met tips, nieuwe bronnen en succesverhalen. Houd de toon vriendelijk en informatief.
- Een gedeeld bord: Maak een gedeeld bord waarop je regelmatig nieuwe bronnen kunt uploaden. Een samenwerkingsplatform zoals Padlet, Mural of Trello maakt het gemakkelijk voor organisaties om materialen op één plek te verkennen en te openen.
- Sociale Media: Deel snelle tips, videosnippets of infographics op sociale mediaplatforms. Sociale media zijn een geweldige manier om informeel contact te maken en interactie aan te moedigen.
- Kennisbank of bronnenbibliotheek: Voeg bronnen op je platform toe voor gemakkelijke, on-demand toegang.
Geavanceerde tip: Community Forums of Groepen: Betrek gebruikers door tips te delen in een discussieforum waar organisaties ook ideeën en ervaringen kunnen uitwisselen. De genoemde gedeelde borden kunnen hier ook voor dienen.
We hopen dat je met deze tips de organisaties beter kunt ondersteunen! Regelmatig contact houden met organisaties kan je helpen begrijpen wat goed werkt, zodat je aanpassingen kunt maken en de ervaring voortdurend kunt verbeteren. Je kunt ook communiceren en feedback verzamelen via enquêtes, zoals sommige van onze partners doen; vind voorbeelden van enquêtes (en andere bronnen!) in onze Communicatietoolkit. We blijven deze updaten, dus zorg ervoor dat je deze regelmatig bekijkt voor nieuwe ideeën.