Best practices
      Terug naar start
      1. Kennisbank
      2. Voor platformbeheerders
      3. Best practices

      Hoe krijg je organisaties zover de "in afwachting" status te wijzigen?

      Rapportage. Status wijzigen. In afwachting naar match of geen match.

      Deedmob-partners hebben, ondanks 4 automatische herinneringsmails, een veelvoorkomend probleem: organisaties updaten de status van aanmeldingen niet, waardoor ze in "in afwachting" blijven steken. Dit probleem treft ongeveer 30% van alle aanmeldingen in het partnernetwerk van Deedmob - je bent niet de enige die hiermee te maken heeft!

      We begrijpen dit probleem en hebben onderzoek gedaan om tips en trucs te verzamelen om organisaties aan te moedigen hun aanmeldingsstatussen vaker bij te werken.

      Waarom werken organisaties aanmeldingsstatussen niet bij?

      We hebben onderzocht waarom organisaties statussen niet bijwerken, met als doel oplossingen te ontwikkelen op basis van onze bevindingen. Dit is wat we ontdekten:

      Om je op weg te helpen, hebben we ook enkele handleidingen en voorbeelden gemaakt:

      Organisaties weten niet dat ze statussen kunnen bijwerken

      Dit probleem is misschien het makkelijkst op te lossen: maak video's of andere soorten tutorials over hoe statussen bij te werken.

      Deel deze in je nieuwsbrief, op sociale media, of stuur ze rechtstreeks naar alle organisaties. Je kunt ook dit algemene helpdeskartikelen gebruiken, maar video's/tutorials gebaseerd op je eigen platform werken mogelijk beter!

      Organisaties kennen de voordelen van bijwerken niet

      Organisaties zijn zich vaak niet bewust van de voordelen van het bijwerken van aanmeldingsstatussen. Deze voordelen omvatten het bijhouden van een duidelijke administratie, toegang tot nauwkeurige data en analyses, en de mogelijkheid om gerichte berichten te sturen naar vrijwilligers op basis van hun status. Het is belangrijk om organisaties over al deze voordelen te informeren.

      Bovendien benutten organisaties vaak niet het volledige potentieel van het platform. Ze verwerken mogelijk aanmeldingen buiten het platform om, niet wetende dat het platform kan dienen als een alomvattende oplossing voor al hun behoeften omtrent vrijwilligersbeheer. Het platform heeft de potentie om de werkprocessen van organisaties te vereenvoudigen - ze hebben alleen begeleiding nodig over hoe ze het effectief kunnen gebruiken.

      We zien dat organisaties die het platform frequent gebruiken, eerder geneigd zijn aanmeldingsstatussen bij te werken. De oplossing is duidelijk: train organisaties grondig in het effectief gebruiken van het platform en benadruk de functies ervan. Het platform biedt talrijke waardevolle opties, waaronder:

      Goed geïnformeerde organisaties leiden tot een grotere impact van het platform en minder statussen in afwachting - een win-win situatie.

      Organisaties geven geen prioriteit aan statusupdates

      Wat kun je verder nog doen als organisaties geïnformeerd en getraind zijn, maar ze de statussen nog steeds niet bijwerken? Hoewel je niemand prioriteiten kunt opleggen, kunt je het belang om de statussen te updaten op verschillende manieren vergroten.

      Hier zijn drie ideeën van onze partners:

      • Stop met het promoten of ondersteunen van organisaties met veel statussen "in afwachting"
      • Neem statusupdates op in een gedragscode en herinner organisaties jaarlijks aan deze overeenkomst
      • Informeer organisaties dat het bijhouden van correcte statussen cruciaal is voor platform financiering

      Hoe vind ik de organisaties met aanmeldingen in afwachting?

      Via een workaround kunt je zien welke organisaties nog aanmeldingen in afwachting hebben:

      1. Ga via het beheerderspaneel naar het gegevensoverzicht
      2. Selecteer "aanmeldingen"
      3. Download het Excel-bestand
      4. Om het voor uzelf gemakkelijker te maken, verberg alle rijen die je niet nodig heeft: je heeft alleen de informatie over de organisator nodig!
      5. Verwijder de dubbele rijen door de kolom organization_id te analyseren - je heeft nu een overzicht van alle organisaties die aanmeldingen in afwachting hebben.

       

      Pro tip #1: Om organisaties met de meeste aanmeldingen in afwachting te identificeren, gebruikt je Excel's COUNT-functie om het aantal voorkomens van elke organization_id te tellen. Deze telling vertegenwoordigt hun aantal aanmeldingen in afwachting. Als je niet handig bent met Excel, maak je geen zorgen! Zoek een spreadsheet-enthousiasteling in je team (ja, ze bestaan!) en vraag om hun hulp bij deze handige truc.

      Pro tip #2: Excel kan automatisch de dubbele organisaties verwijderen. Doe dit om een overzicht te krijgen van alle organisaties die nog aanmeldingen in afwachting hebben! Als er geen dubbele regels meer zijn, kopieer dan gewoon de e-mailadressen en neem contact op met de organisaties over hun openstaande mogelijkheden.

      E-mail die je kunt delen met de organisaties

      Hieronder vind je een e-mail die je kunt gebruiken om contact op te nemen met organisaties. Je bent vrij om de inhoud naar wens aan te passen, en overweeg om de links naar onze algemene helpdesk artikelen te vervangen door tutorials of video's die specifiek zijn afgestemd op jouw platform.

       

      Beste [organisatie],

      We hebben gemerkt dat sommige aanmeldingen nog steeds op "in afwachting" staan op je organisatiepagina. We willen je vragen om de aanmeldingsstatus bij te werken naar "match," "geen match," of "op de reservelijst," afhankelijk van de situatie met de vrijwilligers. Dit proces duurt slechts enkele seconden en wordt eenvoudig uitgelegd in dit artikel.

      We begrijpen natuurlijk dat je het erg druk heeft, maar het is belangrijk om die paar seconden te nemen om de status bij te werken omdat het veel voordelen heeft: Voor je administratie: Het geeft een duidelijk beeld van het aantal aanmeldingen en uitkomsten. Analyses: Op je 'Analyses'-pagina vindt je een mooie grafiek met je impactgegevens. Dit is alleen nauwkeurig als de statussen up-to-date zijn. Meer informatie in dit helpdeskartikelen. Voor de vrijwilliger: Op hun profiel wordt de impact alleen zichtbaar wanneer de aanmelding geregistreerd staat als een "match."

      Communicatie: Door statussen goed bij te houden, kunt je gerichte e-mails sturen naar aanmelders op basis van hun huidige status. Ook dat maakt het allemaal makkelijker in de communicatie! Lees hier meer over het versturen van berichten. Betrokkenheid: Bij een succesvolle match kunt je de vrijwilliger toevoegen aan je organisatiepagina (met hun toestemming), om hen op de hoogte te houden van nieuwe activiteiten. je kunt hier lezen hoe je dit doet. Bovendien zorgt het bijwerken van de statussen ervoor dat de meldingen verdwijnen, waardoor je werk een beetje gemakkelijker wordt.

      Als je vragen heeft of hulp nodig heeft bij het proces, staan we altijd voor je klaar!

      Wij merkten op dat er nog enkele aanmeldingen op jullie organisatiepagina op "in afwachting" staan. We willen jullie vragen om de aanmeldingsstatus bij te werken naar "match", "geen match", of "op de reservelijst", afhankelijk van de situatie met de vrijwilligers. Dit proces duurt enkele seconden en wordt eenvoudig uitgelegd in dit artikel.

      We snappen natuurijk dat jullie het erg druk hebben, maar het is belangrijk om die paar seconden te nemen om de status aan te passen, omdat het veel voordelen heeft:

      1. Voor jullie administratie: Het geeft een helder beeld van het aantal aanmeldingen en de uitkomsten.
      2. Analytics: Op jullie 'Analytics'-pagina vinden jullie een mooie grafiek met jullie impactdata. Dit is alleen accuraat als de statussen up-to-date zijn. Meer in dit helpdesk artikel.
      3. Voor de vrijwilliger: Op hun profiel wordt de impact pas zichtbaar wanneer de aanmelding als "match" geregistreerd staat.
      4. Communicatie: Door de statussen goed bij te houden, kunnen jullie gerichte e-mails sturen naar aanmelders, gebaseerd op hun huidige status. Dat maakt het ook allemaal weer makkelijker in de communicatie! Meer informatie over het versturen van berichten hier.
      5. Engagement: Bij een succesvolle match kunnen jullie de vrijwilliger toevoegen aan jullie organisatiepagina (met hun toestemming), om hen op de hoogte te houden van nieuwe activiteiten. Hoe je dit kunt doe lees je hier.

      Daarnaast zorgt het bijwerken van de statussen ervoor dat de notificaties verdwijnen, wat jullie werk weer wat gemakkelijker maakt.

      Mocht je vragen hebben of hulp nodig hebben bij het proces, staan wij altijd klaar om te helpen!

       

       

      Samenvatting

      • Informeer organisaties over hoe ze aanmeldingsstatussen kunnen bijwerken
      • Train organisaties in het uitgebreid gebruiken van het platform, waarbij de verschillende functies worden getoond
      • Benadruk bij organisaties het belang van het bijwerken van statussen
      • Gebruik Excel om de organisaties te vinden met aanmeldingen in afwachting
      • Gebruik onze template e-mail om organisaties te informeren