Je kunt gebruikers toewijzen via de activiteitentabel en de aanmelding elke status meegeven. Dit zal direct zichtbaar zijn voor de betreffende organisatie.
Als platformbeheerder of -moderator speel je vaak ook de rol van tussenpersoon of bemiddelaar. Om dit "matchmaken" te ondersteunen hebben wij het mogelijk gemaakt om:
- gebruikers toe te wijzen en handmatig te koppelen aan activiteiten
- activiteiten te suggereren aan gebruikers
In beide gevallen wordt er een aanmelding gecreëerd. Hieronder kun je lezen hoe toewijzen werkt.
Gebruikers toewijzen
- Je kunt handmatig een aanmelding creëren voor elke activiteit.
- Je kunt elke mogelijke status instellen.
- De aanmelding zal direct zichtbaar zijn voor de organisatie.
- De aanmelding zal direct zichtbaar zijn voor de gebruiker.
- Ook mogelijk als een activiteit al gesloten of afgelopen is.
- LET OP: Doe dit enkel als je toestemming van de gebruiker en organisatie hebt!
Wanneer te gebruiken? Toewijzen is vooral handig als de organisatie op de hoogte is of de partij is die de vervolgstap dient te zetten. Je kunt dit ook gebruiken om de administratie achteraf op orde te krijgen.
Hoe werkt het? Je kunt in een paar stappen gebruikers toewijzen aan activiteiten door handmatig een aanmelding te creëren.
- Ga naar het administratiepaneel.
- Klik op 'activiteiten'. Je komt nu in het data-overzicht van alle typen activiteiten. LET OP: afhankelijk van de instellingen van jouw platform kan dit een andere naam hebben.
- Zoek de activiteit waar je iemand aan wilt toewijzen door gebruiken te maken van het id-nummer, de titel, de contactpersoon of de organisatie.
- Onder de link naar de activiteit zie je '+ Gebruiker toewijzen' staan, klik daar op. Er verschijnt nu een pop-up met 4 invoervelden:
- Activiteit: dit is al ingevuld, maar zou je nog kunnen wijzigen
- Gebruiker: zoek en selecteer de betreffende gebruiker door de naam of het e-mailadres van de betreffende gebruiker in te voeren.
- Status: hier kan je de status van de 'aanmelding' aanpassen.
- Bericht: hier kan je optioneel een bericht aan de betreffende gebruiker toevoegen. LET OP: dit bericht wordt verzonden uit naam van de organisatie gekoppeld aan de activiteit. De organisatie zelf wordt niet op de hoogte gesteld, maar organisatiebeheerders kunnen het bericht wel teruglezen in hun berichtencentrum.
- Klik op 'Toewijzen en verzenden' of op 'Toewijzen zonder de gebruiker op de hoogte te stellen'.
FYI: Organisatiebeheerders en -moderatoren kunnen dit ook doen op organisatieniveau met hun eigen leden.