Activiteitenrapporten maken het plaatje compleet voor organisaties. Het geeft organisaties de mogelijkheid om via het platform niet alleen vrijwilligers te vinden, maar ook om de impact te meten die ze maken met behulp van die vrijwilligers. Het kan waardevolle data en inzichten genereren en tegelijkertijd transparantie bieden. Zie ook: Data en Analytics voor organisatiebeheerders en teamleiders.
Ga naar:
Wat zijn Activiteitenrapporten en Impacturen?
Het doel van Activiteitenrapporten is tweeledig:
de deelname van gebruikers aan activiteiten/vrijwilligersvacatures bijhouden, en
het meten van de Impacturen van gebruikers, activiteiten/vrijwilligersvacatures, organisaties en hele platforms door middel van vrijwilligerswerk.
Een Activiteitenrapport kan de volgende informatie bijhouden:
Activiteit: de titel van de activiteit.
Organisatie: de organisatie waarvoor de activiteit werd uitgevoerd.
Samenvatting: een korte samenvatting van de activiteit.
Data: wanneer de activiteit werd uitgevoerd.
Uren: hoeveel uur de activiteit heeft geduurd.
Documenten: eventuele documenten die aan die activiteit zijn gekoppeld.
Impacturen
Het is verplicht om een X aantal uren toe te voegen aan elk Activiteitenrapport. Die uren worden beschouwd als Impacturen. Dit zijn uren die zijn besteed aan het maken van impact. In sommige gevallen wordt het automatisch berekend of gegenereerd (op basis van historische gegevens), maar het kan altijd worden overschreven door de organisator.
BELANGRIJK: alleen uren voor vrijwilligerswerk tellen mee voor de statistiek "Impacturen". Uren voor workshops, trainingen of evenementen dus niet. Het aantal "Impacturen" op het profiel van de gebruiker of in het data-overzicht maakt een onderscheid tussen het aantal bevestigde en het aantal totale uren.
Hoe werkt de functie?
Activiteitenrapporten kunnen voor elk type vrijwilligersvacature / activiteit op 3 manieren worden aangemaakt:
Automatisch door het systeem: wanneer een vrijwilligersvacature / activiteit een startdatum in het verleden heeft (max. 1 maand) en een geaccepteerde aanmelding zal een Activiteitenrapport worden aangemaakt voor die aanmelding.
Als de uren niet exact berekend kunnen worden geeft het systeem een schatting op basis van historische gegevens. Dit aantal kan altijd worden aangepast door de organisator.
Op verzoek van organisatoren: wanneer een vrijwilligersvacature / activiteit geen startdatum heeft, kan de organisator Activiteitenrapporten genereren voor alle geaccepteerde aanmeldingen door op de knop "Maak ontbrekende Activiteitenrapporten voor alle geaccepteerde aanmeldingen aan" te klikken. Zie: Hoe kan ik als organisatiebeheerder / -moderator Activiteitenrapporten genereren?
Als de uren niet exact kunnen worden berekend, geeft het systeem een schatting op basis van historische gegevens. Dit aantal kan altijd worden aangepast door de organisator.
Handmatig door vrijwilligers: wanneer een gebruiker een Activiteitenrapport aan zijn profiel wil toevoegen, kan hij op de knop "Activiteit toevoegen" klikken. Zo kunnen gebruikers 3 soorten Activiteitenrapporten maken:
Intern: door hem te koppelen aan een bepaalde vrijwilligersvacature / activiteit op het platform (de organisatie wordt geïnformeerd ter verificatie).
Bezoekend: door hem te koppelen aan een bepaalde organisatie op het platform (de organisatie wordt geïnformeerd ter verificatie).
Extern: door hem nergens aan te koppelen. Dit zijn volledig externe Activiteitenrapporten die voor altijd ongeverifieerd blijven.
Waar zijn Activiteitenrapporten en Impacturen te vinden?
Activiteitenrapporten op meerdere plekken binnen het platform. Als organisatiebeheerder kunt u Activiteitenrapporten en Impacturen op 4 plaatsen vinden.
Het tabblad "Activiteitenrapporten" op de vacature- / activiteitspagina toont alle rapporten die aan die specifieke activiteit zijn gekoppeld.
Hier kunnen organisatiebeheerders en moderators dat Activiteitenrapport bewerken of bevestigen.
Bij wijzigingen moet het Activiteitenrapport opnieuw worden bevestigd.
De "Gebruiker"-tabel in het dataoverzicht heeft een kolom Impacturen die de som bevat van alle Impacturen van de betreffende gebruiker (bevestigd versus totaal). Er is ook een link naar alle Activiteitenrapporten van die specifieke gebruiker.
De "Activiteitenrapporten binnen de organisatie"-tabel in het dataoverzicht toont alle Activiteitenrapporten die gekoppeld zijn aan de vacatures / activiteiten van de organisatie.
De "Activiteitenrapporten van leden"-tabel in het dataoverzicht toont alle Activiteitenrapporten van de leden van de organisatie.
Je zult ook informatie over Activiteitenrapporten vinden in het "Analytics"-sectie.