De kernfunctionaliteit van de Vrijwilligerspool is dat de organisatoren zelf actief vrijwilligers kunnen benaderen.
Aangezien organisatoren het liefst zo snel mogelijk een antwoord op hun verzoek hebben (zelfs als dat antwoord negatief is), is elke 'pool' alleen nuttig voor zover de vrijwilligers actief zijn. Als organisatoren geen antwoord krijgen zullen ze de waarde er niet van inzien.
Daarom sturen we herinneringsmail aan vrijwilligers, en verwijderen we ze uit de vrijwilligerspool als ze inactief zijn. Dit werkt als volgt:
Organisatie schrijft vrijwilliger aan via de vrijwilligerspool.
Vrijwilliger heeft na twee weken nog niet gereageerd. Deze krijgt een herinneringsmail:
Als de vrijwilliger reageert door op één van de knoppen te drukken, gebeurt er niets. Reageert de vrijwilliger niet, krijgt deze twee weken later een laatste herinnering. Deze kan er op twee manieren uitzien, afhankelijk van de activiteit van de vrijwilliger:
Vrijwilliger heeft de afgelopen 4 weken wel gereageerd op andere aanschrijvingen. Reageert deze niet op de laatste herinneringsmail, wordt er een automatisch bericht naar de organisatie verstuurd: "Nee, bedankt".
 | Vrijwilliger heeft de afgelopen 4 weken niet gereageerd op andere aanschrijvingen (= niet actief). Reageert deze niet op de laatste herinneringsmail, wordt deze verwijderd uit de vrijwilligerspool. Als platform administrator krijg je in dit geval een waarschuwingsmail dat er een gebruiker uit de vrijwilligerspool verwijderd gaat worden. Reageert de vrijwilliger wél, dan blijft deze in de vrijwilligerspool.
 |
Op deze manier houden we de vrijwilligerspool gevuld met vrijwilligers die actief op zoek zijn naar leuk en gepast vrijwilligerswerk!