De kernfunctionaliteit van de Vrijwilligerspool is dat de organisatoren zelf actief vrijwilligers kunnen benaderen.
Aangezien organisatoren het liefst zo snel mogelijk een antwoord op hun verzoek hebben (zelfs als dat antwoord negatief is), is elke 'pool' alleen nuttig voor zover de vrijwilligers actief zijn. Als organisatoren geen antwoord krijgen zullen ze de waarde er niet van inzien.
Gebruikers / vrijwilligers daarentegen mogen nooit het gevoel krijgen dat ze worden overstelpt met verzoeken en herinneringen. Zo'n gevoel kan immers leiden tot het afmelden voor de vrijwilligerspool of, erger nog, zelfs tot het verlaten van het platform.
Om deze twee doelen in evenwicht te brengen ️maken we gebruik van een systeem om de vrijwilligerspool gevuld te houden met vrijwilligers die actief op zoek zijn naar leuk en gepast vrijwilligerswerk.
Actieve- en inactieve leden
Een 'actief lid' is een gebruiker / vrijwilliger die binnen vier weken op verzoeken reageert. Als de gebruiker dit niet doet, reageren wij voor ze óf worden ze uit de 'pool' verwijderd. Dit werkt als volgt:
Als een vrijwilliger 2 weken niet reageert op een aanschrijving van een organisatie krijgt hij/zij een herinneringsmail.
Als een vrijwilliger 4 weken niet reageert op een aanschrijvingd sturen we een “laatste oproep” e-mail. Deze e-mail heeft twee smaken: eentje voor een 'actief lid' en eentje voor een 'inactief lid':
Als de gebruiker in de afgelopen vier weken WEL heeft geantwoord op een of meerdere andere aanschrijvingen beschouwen we dat lid als 'actief'. In dat geval sturen we "Reageer nu of we antwoorden 'nee' in jouw naam" e-mail.
Als de gebruiker in de afgelopen vier weken NIET heeft geantwoord op een of meerdere andere aanschrijvingen beschouwen we dat lid als 'inactief'. In dat geval sturen we "Reageer nu of we halen je uit de vrijwilligerspool" e-mail. Met de mededeling dat ze zich natuurlijk altijd weer in kunnen schrijven.
Na 4 weken en 4 dagen zonder antwoord, weigeren we alle lopende verzoeken in naam van de gebruiker en sturen wij een automatisch bericht naar de organisator: "Nee, bedankt. Dit is een automatisch bericht".
Reageren met een druk op de knop
Om het de gebruiker / vrijwilliger zo makkelijk mogelijk te maken kunnen zij reageren met de klik van een muis. Elke mail heeft twee buttons:
Stuur een automatisch antwoord (Wij antwoorden: "Nee, bedankt")
Ik wil zelf antwoorden
De derde optie is niks doen en dan doorlopen we dus het bovenstaande proces.
Voorbeeld van een e-mail uiit de serie.
Voor platformbeheerders
Als je als platformbeheerder op de hoogte gehouden wil worden is er de mogelijkheid om een e-mail te ontvangen op het moment dat de "laatste oproep" e-mail verstuurd wordt. Dit geeft je dan vier dagen om te proberen de vrijwilliger te activeren. Neem contact op met je Partnership Manager of Deedmob Consultant als je dit aan/uit wil zetten.
Op deze manier houden we de vrijwilligerspool gevuld met vrijwilligers die actief op zoek zijn naar leuk en gepast vrijwilligerswerk!